Geribildirim almak bir kendini geliştirme çabasıdır ve bu yönde başka birilerinden destek almayı gerektirir. Etrafınızda bu amaçla sizden geribildirim almak isteyen kişiler mutlaka olacaktır.Bazen de sizden geribildirim istenmeden sizin vermeniz gerekecektir.Bu özellikle iş yaşamında yöneticilerin ekiplerini ve performansı geliştirmek adına yapması gereken olmazsa olmaz gerekliliklerden biridir.

Nasıl geribildirim alırken dikkat edilmesi gereken noktalar var ise bu hassasiyet verirken de geçerlidir.

Geribildirim Verirken Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

1. Önceliklendirin

Bir defada çok geri bildirim vermek alıcı için fazla gelebilir.Bu nedenle öncelikli fayda sağlayacağına inandığınız geribildirimi verin.Verdiğiniz kişi için potansiyel faydaların ne olduğunu dikkate alın.Siz kendiniz bu geribildirimi alsaydınız nasıl tepki verirdiniz düşünün.

2. Kişiyi yargılamayın, davranışı yansıtın

Bir uygulama,bir davranışı örnek verin,ardından bu davranışın sizde nasıl bir duygu yarattığını ifade edin, ve ne isterdiniz söyleyin.Bu şekilde gereksiz tartışmalardan kaçınmış ve varsayımlardan ziyade örnek davranış üzerinden kişiyi yansıtmış olursunuz.

• İyi Örnek: “Seni en son yapılan toplantıda göremedim.Önemli bir toplantı idi ve önemli bazı konuları kaçırdığını düşünüyorum.Bu konuyu aktarmak üzere daha sonra görüşebilir miyiz?”
• Kötü Örnek :“Bu toplantıya girmeyi değerli bulmuyor musun? “

Muhtemelen bir numaralı hata kişileri yargılayan cümlelerle iletişimin sabote edilmesidir.

“Sen çok kavgacısın.” veya ” Daha iyi bir takım oyuncusu olman lazım.” gibi söylemler doğrudan kişinin savunma kalkanlarını kaldırmasına neden olur ve zihninde “Sen kim oluyorsun da bana bunu söylüyorsun?” tepkisini doğurur.Böylece faydalı bir iletişim fırsatı karşılıklı çatışma ile harcanmış olur.

3. Genelleştirmelerden kaçının

“Her zaman” ve “Asla” gibi kelimeler ile başlayan genelleştirmelerden kaçının.Bu tür söylemler alıcı tarafından geribildirimin alınmasını engeller.

Örneğin, “Her zaman geç kalıyorsun!” Bunu duyan kişi geç kalmadığı günleri hatırlayarak sizin verdiğiniz geribildirimi gerçekçi bulmayıp dikkate almayabilir.

Geribildirimlerinizde örnekler kullanmaya gayret edin.

• Genelleştimeye örnek : “Sen çok iyi bir lidersin”,”Bugün yaptığın sunumda çok iyi iş çıkardın”,

Kişi bu sözleri duyduğunda belki övgülerden dolayı kendini mutlu hissedebilir ancak gerçekten ne yaptığına dair bir fikri olmayabilir .Eğer bir kişinin yaptığı iyi davranışı sıkça kullanması gerektiğini düşünüyorsanız ona yaptığı davranışı detayı ile vermelisiniz.

• Detaylı vermeye örnek : “Sunumun çok güzeldi, göz kontağın ve hazırlığın çok iyiydi.Sadece odanın arkasından sesini duymak biraz zordu,  bazı küçük ses alıştırmalarıyla bunun kolayca üstesinden gelebilirsin. Bu yönde ilerlemeye devam et, gayet iyi gidiyorsun.”

4. Geribildirim SİZE ait olmalı başkalarına DEĞİL!

“Aylin bana yeni aldığın görev ile ilgili kafanın karışık olduğunu söyledi”,

“Mehmet senin  ona karşı kötü davrandığını söylüyor”

Bunlar iyi geribildirim örnekleri değildir.Bu söylemler hem alıcı tarafından kabul edilmeyeceği gibi aynı zamanda aktarılan kişi hakkında (Aylin , Mehmet) tansiyon oluşmasına neden olur.Alan kişiye kapalı kapılar arkasında konuşmalar olduğunu düşündürtür ve güveni sarsar.Bu duyguya giren kişi artık sizin verdiğiniz geribildirimi duymayacaktır bile…

5. İçeriği dengeleyin ancak odağın kaybolmasına izin vermeyin

Öncelikle alıcının devam etmesini beklediğiniz bazı güçlü yönleri söyleyerek başlayın.Ardından değiştirilmesini önerdiğiniz davranışları ortaya koyun.Ardından olumlu yorumlarla tamamlayın bu şekilde kişi değişim için motive olacaktır.

Ancak bunu yaparken dengenin şaşması esas bildiriminizin aktarılmasına engel olabilir.Dikkat edin niyetiniz iyi olabilir ancak mesajınızı yanlış ulaştırmış olabilirsiniz.Kişi olumlu verdiğiniz mesajları alıp arada verdiğiniz geribildirimi kaçırabilir.

6. Geribildirimi çok uzun tutmayın

Çoğu zaman veren kişiler ne zaman duracağını bilmezler.Tavsiye verirler,kişisel deneyimlerini anlatmaya başlarlar,ve karşısındaki kişinin sorununu çözmeye kalkarlar.Geribildirim alan kişinin mesajı alıp sindirmesi ve değerlendirmesi için belirli bir sürenin geçmesi gerekir.Bu nedenle en net ve kısa yoldan geribildiriminizi verin ve alan kişinin kafasında oturması için zaman verin.

7. Geribildiriminiz tehdit veya alay içermemeli

Birine işinin tehlike altında olduğunu hissettirmeniz ,

Örneğin “Bu şirkette kalmaya devam etmek istiyor musun?” gibi bir söylem kişinin iyi ve kötü davranışını yansıtmadığı gibi sadece kin duymasına neden olur.

Eğer geri bildirim vermekte kendinizi rahat hissetmiyorsanız yada düşünmeden konuşma eğiliminiz varsa geribildiriminiz esnasında aşağılayan komik şeyler yapabilirsiniz.

Örneğin işe neredeyse öğlen vakti geç gelmiş bir ekip arkadaşınıza “Günaydın!” demeniz o davranışı değiştirmeyi sağlayacak mesajınızın alındığı anlamına gelmez.

8. Net bildirim verin

Geribildirimi soru sorarak vermeye çalışmak net olarak algılanmasını zorlaştırabilir.

“Katılacağın toplantıda konulara odaklanabileceksin değil mi?” doğrudan olmayan bir söylemdir.Aynı zamanda alaycı bir görüntüye sizi sokar ki savunma yapma riskini yükseltir.

“Katılacağın toplantıda özellikle beklentileri anladığından emin olmanı istiyorum” daha net bir bildirimdir.

9. Gerçekçi olun ve zamanlamaya dikkat edin!

Geribildirim değişimin mümkün olabileceği durumlarda işe yarar.Alıcının kontrolu dışında bir konuda geribildirim duyması sadece üzer veya kızdırır.

Geri bildirimi paylaşmak için uygun zamanı kollayın.Zamanlama çok önemlidir. Çünkü geribildirim geç kalırsa etkisi yitirilir. Eğer olumsuz bir bildirim verecekseniz nasıl söyleyeceğinize dair hazırlık yapmalısınız. Bunun  için kendinize zaman verin ve gerekirse yazın.

10. Destek Önerin

Geribildirim bir tek atışlık konu değil devam eden bir süreçtir .Geribildirim önerinizin ardından takip edip gözle görülür bir destek verdiğinizi gösterin.Bu şekilde alıcı herhangi bir soru veya desteğe ihtiyaç duyduğunda sizin yakınınızda olduğunu bilir ve ileride daha fazla geribildirim alabilmek için sizden destek istemeye devam edebilir.

Dört bölüm halinde sizinle paylaştığım geribildirim hakkında son olarak sizlere iletmek istediğim mesajım şudur;

Geribildirim almak ve vermek özellikle liderler ve yöneticiler için bir kişisel gelişim konusudur eğer halen planlarınızı tamamlamadı iseniz  2015 yılı Kişisel Gelişim Planlarınıza almanızı öneririm.

Çalışmalarınız esnasında sorularınız olursa örnekleriniz üzerinden benimle yazışabilirsiniz.

murat@smartcare.com.tr

Saygılarımla

Murat Bektaşlar

SmartCare