Bir önceki yazımda iş ortakları yönetimi ve analizinin önemi hakkında yazmış ve buna yardımcı önemli araçlardan biri olan Etki Haritası ile ilgili bilgi paylaşacağımdan bahsetmiştim.

Projelerinizin,işinizin,kariyerinizin üzerinde pek çok insanın etkisi vardır.Etkileyen kişilerden bazıları çok net bellidir.Bazı kişiler net olmasa bile etkileri az değildir.

Eğer bu etki sahibi kişileri fark edemez yada yönetemez iseniz doğal olarak beklenmedik bazı pürüzler ve dirençler ile karşılaşabilirsiniz. Şirketinizin dışında etki sahibi olan unsurları, motivasyonlarını, ilgilerini kontrol edemeyebilirsiniz.Ancak şirketiniz içindeki kritik etki sahibi kişileri tespit edebilir ve hedefinize ulaşmak için onları yönlendirebilirsiniz.

Etki Haritası
Gerçek etki sahibi olan kişileri biliyor olmanız hedefinize ulaşmak için enerjinizi ve odağınızı doğru noktaya yönlendirmenize yardımcı olur.

Etki Haritası işte bu nedenle önemlidir.Projenizdeki iş ortaklarınızı keşfetmenize (sadece belirgin olanları değil) ve etki ilişkilerini tanımlamanıza yardım eder.Aynı zamanda hedefinizi gerçekleştirmek için gereken kaynak ve desteği alabilmeniz için gerekli kilit etkileyicileri hedeflemenize yardım eder.
Etki haritaları İş Ortakları Analizinin bir uzantısıdır.Projenizin başarısı iş ortaklarınızı ve belirli ilişkileri yönetmenize bağlıdır.

Etki Haritasının Elementleri
Etki Haritası projenizde etki sahibi olan kişileri tespit etmenize yardım eden görsel bir modeldir.Harita aynı zamanda iş ortakları arasındaki ilişkiyi de tanımlar.Bu şekilde kolayca kimi nasıl etkilemeniz gerektiği ortaya çıkar.
Unutmayın pek çok güçlü insan nadiren tek başlarına çalışırlar.Üst düzey yöneticiler veya diğer yetkili kişiler başka diğer kişilerden destek ve tavsiye alırlar.Bu kişilerin kim olduklarını da bulun ve nasıl birlikte çalıştıklarını anlayın.Bu projenizin başarısı için hayati önem taşıyor olabilir.
Bir Etki Haritasını yaparken dikkat etmeniz gereken üç ana konu vardır.

1. İş ortağının toplam etkisinin önemi veya ağırlığı (o iş ortağını temsil eden çemberin büyüklüğünü ifade ediyor olacak)
2. İş Ortakları arasındaki ilişki (çizgi ve oklarla temsil edilecektir)
3. İş ortaklarının diğerleri üzerindeki etki miktarı (kalın çizgilerle ifade edilecektir)
Tamamlanmış olan Etki Haritasında en büyük etki sahibi olan iş ortakları en büyük daire ile belirtilmiş,çizgiler ve oklarda diğer iş ortakları ile arasındaki etki gücünü ifade ediyor olmalıdır.

Örnek
Bunu bir örnek ile anlatmaya çalışalım.Kurumunuzda eğitimlerin dijital ortamda yapılabilmesi için bir projede görevlendirildiniz.Bunun büyük etki yaratacak bir değişim olduğunu ve denemeden önce şirket tarafından yeteri kadar desteklendiğinden emin olmaya ihtiyacınız var.

En belirgin İş Ortakları
• CEO
• İK Direktörü
• İK Eğitim Müdürü
• IT Müdürü

Bu kişiler haricinde başka iş ortağı var mı? Kimin kim üzerinde etkisi var biliyor musunuz?
Bu doğrultuda yaptığınız kısa bir çalışma sonunda şunu tespit ettiniz:
• İK Direktörü ve İK Eğitim Müdürü dışında bu tür organizasyon yapı değişikliğinde tüm İnsan Kaynakları takımı etkileniyor özellikle Eğitim Uzmanları
• CEO bu konuda oldukça hassas ve Operasyon Direktöründen en fazla elemana sahip olduğu için görüşlerini çok önemsiyor.
• IT departmanı bir tür yazılım ve sistem değişimi olduğu için ilk akla gelen iş ortakları arasında
• Ve daha da önemlisi bu yeni tarz eğitimi alacak olan 300 çalışan var

Yakından baktığınızda sizin projenize etki yaratacak diğer kişileri de tespit edebilirsiniz.Bu kişilerinin etkilerinin de aynı olmadığını görebilirsiniz.

Sonuç olarak Etki Haritanız şuna benzer oluşacaktır.

Bu harita her ne kadar konu ilk etapta İK Eğitim Müdürü ve IT Departmanı ile ilgili gözükse de yazılımın satın alınmasından , mevcut eğitim kurumları ile anlaşmaların revize edilmesine kadar bir çok noktada etkilenen Kurumsal Satınalma departmanı olduğunu da fark edebilirsiniz.

Bunun dışında eğitimleri o güne kadar geleneksel olarak veren Eğitim Takımı bu değişimden Çalışanlar dışında en fazla etkilenecek iş ortağı gibi gözükmektedir.

İş ortağı analizi yapmadan önce bu örnekte İK Direktörü ve CEO’nun en fazla etki yaratan kişiler olduğunu varsaymış olabilir,ancak haritanızı tamamladıktan sonra durumun farklı olduğunu görebilirsiniz.
Not: Etki sabit bir şekilde kalmayabilir.Projeye göre ve duruma göre değişebilir.
7 Adımda Etki Haritası Nasıl Yaratılır
Aşağıdaki adımları takip ederek siz de projeniz,işiniz hatta kariyer planlamanız ile ilgili Etki Haritanızı oluşturabilirsiniz.

Adım 1: İş Ortakları Analizinizi hazırlayın .Bu sizin ana,kilit iş ortaklarınızı anlamanıza,tanımlamanıza ve önceliklendirmenize yardımcı olur.
Adım 2: Her İş Ortağı için aşağıdaki soruları kendinize sorun/sorgulayın:
• Bu kişi kimi etkileyebilir , ve bu kişiyi kimler etkiler?
• Bu etki ne kadar güçlüdür?
• İlişkilerin tarihçesi nedir?Tüm süreci nasıl etkileyebilir?
• Hiyerarşi içindeki rolü ve etki miktarı nedir?
Adım 3:Etkileme gücüne bağlı olarak kişileri çemberlerin büyülüğü ve pozisyonunu belirleyerek haritaya oturtun.En büyük çember etkisi en büyük olan kişiyi ifade etmelidir.Etkilemesi en muhtemel kişileri sayfanın üstüne az olan kişileri alta doğru yerleştirin.
Adım 4: Etkileme yönünü okları kullanarak iş ortakları arasında belirtin.(bu bazen etkileme yönüne bağlı olarak tek yönlü bazen iki yönlü olabilir)
Adım 5:Etkileme gücünü Koyu / Kalın çizgilerle belirtin.Bazı durumlarda projeyi onaylayacak olan kişi en fazla etki sahibi olan kişi olmayabilir.Örneğin Kurumsal Satınalma Departmanı alınacak bir bilgisayar ihtiyacında her zaman IT departmanının önerisi yönünde hareket edebilir.
Adım 6 :Haritayı çalışın ve en fazla etki sahibi olan iş ortaklarını belirleyin.İş ortağı iletişim planınızı buna göre tasarlayın.
Adım 7: Bu ilişki haritasını düzenli aralıklarda güncelleyin.Bu yol ile projeniz üzerindeki karar alma dinamiklerini daha iyi anlıyor olacaksınız.
İş ortaklarının ilişkilerini anlamak ve ortaya çıkaramak için zaman harcayın.Bu şekilde gerçekten doğru etkileme gücü olan kişilere ve kaynaklara ulaşabilirsiniz.
Bu yöntemi küçük projelerde kişiler sezgisel olarak kendiliğinden yaparken, daha büyük projeler için aktif yapmanız gereken bir şeydir.
Haydi şimdi bir beyaz kağıt ve kalem alın ve taslak olarak işiniz,projeniz,kariyeriniz ile ilgili Etki Haritanızı/Haritalarınızı oluşturmaya başlayın.
Eminim çıkan sonuca siz de şaşıracaksınız!

Murat Bektaşlar