İş hayatında zaman yönetimi üzerine sizinle paylaşmak istediğim pek çok konu var.İlk olarak hepimizin hayatında önemli bir yer alan elektronik postalar üzerinde görüşlerimi paylaşmak istiyorum.

Öncelikle bu konuda bir guru sayılmadığımı bilmenizi isterim.1999 yılında ilk elektronik posta adresimi aldığım günden bu yana binlerce mesaj almış biri olarak deneyimlerini paylaşmak amacım sadece.

Postalarınızın gelen kutunuzda beklemesine ve size sürekli aynı şeyi okuyarak zaman kaybettirmesine engel olmak için ilk önerim   postalarınızı sadece bir şey yapacaksanız açın.

Demek istediğim şu : Gelen kutunuza gelen postaları sadece;

• Aksiyon alacaksanız AÇIN!
• Cevaplayacaksanız AÇIN!
• Dosyalayacaksanız AÇIN!
• Silecekseniz AÇIN!

Açtığınız mesajı kapatmamak için DİRENİN ve bunlardan birini yapın! Aksi halde aynı mesaja defalarca bakacaksınız ve zaman kaybedeceksiniz.

Tatil dönüşü,sizin biriktirmeniz ve başka kendinize inandırdığınız gerekçelerle mesajlarınızın çok biriktiği zamanlar olacaktır.Şimdi sıkı durun zor bir şey yapmanızı isteyeceğim sizden.Hepsini SİLİN!

Emin olun eğer çok önemli bir kritik konu varsa elektronik postadan daha farklı yollardan kişiler size ulaşacaktır.Saklanmak isteseniz bile!

Zaman kaybının önüne geçebilecek ikinci önerim  gelen kutunuzu her zaman boş tutun. Böylece yeni bir posta geldiğinde diğerleri kafanızı karıştırmadan hızlıca yukarda ki 4 aksiyondan birini alabilirsiniz.Aksi halde birikmiş bir gelen kutusu zamanla kafanızı karıştıracak ve önceliklendirme yapmanız zorlaşacaktır ve evet yine zaman kaybedeceksiniz.

Son önerim ise biraz daha radikal olacak, elektronik postalarınızın size zaman kaybettirmesini istemiyor musunuz? O halde iş yaşamınızda iletişim için önce yüz yüze iletişimi sonra telefon ile iletişimi  en son olarak elektronik posta ile iletişimi tercih edin. Çünkü iletmek istediğiniz mesajlarınızı vücut dilinizi kullanmadan ve sesinizi kullanmadan yaptığınızda geriye sadece kelimeler kalır ki kendinizi tam olarak ifade etmeniz için bu yeterli olmayabilir.Hatta yanlış anlaşılmanız olasıdır.Dolayısı ile iyi ifade edemediğiniz bir yöntemle gönderdiğiniz veya size ulaşan her mesaj emin olun size daha fazla zaman kaybettirecektir.

Eminim bu konunun üzerine konuşulacak daha pek çok şey vardır.Kendimce önerdiğim bu ipuçları bana yıllar içinde oldukça yardımcı oldu ve zaman kazandırdı.Umuyorum sizin için de faydalı olur.

Murat Bektaşlar
SmartCare